Todos los informes y documentación que tu obra necesita

Maestro, en esta ocasión te traemos un tema que cada vez se está implementando más en construcción y no te puedes quedar fuera. Probablemente, ya has estado en alguna situación en la que necesitas conocer el estado de avance o algún aspecto en particular de una de tus obras para compartirlo con un colega, un proveedor o por un requerimiento urgente de tu cliente, y no has podido. En tales circunstancias, pueden generarse conflictos y por lo general no hay más alternativa que visitar la obra así estés en medio de algo importante.

Qué pasaría si te decimos que existe no una, sino diversas herramientas muy potentes para realizar el seguimiento que exigen tus obras y así poder tener a la mano toda la información importante y generar buenos hábitos de gestión en la construcción.

Te presentamos los informes y documentación para la construcción, tu aliado más importante a la hora de comunicar lo que ocurre en tus obras, registrar los aspectos relevantes o necesarios para el futuro y controlar los recursos invertidos y el progreso de tus proyectos. Estos informes y documentación también te brindarán la oportunidad de aprender e implementar mejoras, estandarizando tus procesos en base a las lecciones aprendidas como constructor y maestro de obras.

Documentos de comunicación

Una de las funciones más importantes de los informes de obra es comunicar y mantener a los miembros del equipo y a las partes interesadas informados sobre el progreso de la obra. Reconocemos que hay mucho por comunicar y quizás un solo medio no sea suficiente. Por esa razón, te proporcionamos hasta 6 documentos distintos para asegurarnos de abarcar todos los aspectos relevantes de tu obra y no dejar nada fuera.

1. Reportes diarios: Seguramente estás familiarizado/a con el cuaderno de obras, y los reportes diarios son exactamente eso. Estos informes te permiten hacer un seguimiento diario de la obra, detallando las actividades realizadas y mencionando brevemente las actividades programadas para el día siguiente. Los reportes diarios son extremadamente útiles para comprender cómo y por qué ocurrieron eventos específicos.

2. Informes por hitos: Cada obra tiene momentos clave, metas que marcan el progreso y ayudan a mantener el rumbo, a esos momentos se les conoce como hitos. Es importante tener claro estos hitos desde tu cronograma. Una vez que hayas completado los trabajos relacionados con un hito, puedes comunicar el avance a tu cliente mediante un informe que destaque los objetivos alcanzados. Estos informes son muy útiles para mantener a tu cliente informado sobre el progreso de la obra y hacerlo sentir involucrado, incluso si no está presente en el día a día.

3. Cierres de fase: A diferencia de los informes por hitos, los cierres de fase son informes que formalizan la finalización de una etapa. En estos informes, debes detallar los cambios realizados y los resultados obtenidos. Son una especie de rendición de cuentas que certifica la finalización efectiva de una fase y que la obra está lista para la siguiente etapa.

4. Hojas de requerimientos: Es preferible hacer los pedidos por escrito, por lo que, al comunicar requerimientos al cliente, proveedores o subcontratistas utiliza hojas de requerimientos. Hazlo con anticipación, incluyendo condiciones de calidad, plazos, costos y listas de materiales. Estas hojas son la mejor manera de establecer expectativas claras y documentar el cumplimiento de los requisitos del proyecto.

5. Reportes de incidentes o imprevistos: Como su nombre indica, estos reportes se utilizan para comunicar cualquier evento imprevisto que ocurra en la obra. En ellos, debes indicar la descripción del incidente, sus causas, consecuencias y las medidas tomadas para resolverlo. Estos reportes garantizan transparencia y ayudan a prevenir malentendidos o conflictos en el futuro. Recuerda que, en caso de un incidente grave, debes comunicarlo de inmediato y consultar las acciones a tomar.

6. Documentos pago: Estos documentos se utilizan para registrar transacciones con subcontratistas, proveedores, trabajadores y otros profesionales involucrados. Es importante ser preciso/a y documentar tanto los pagos como los cobros realizados. También puedes incluir información como los términos y condiciones de pago y las fechas de entrega.

Documentos de registro

Tener registros o constancias de algo es como tener escudos y soldados para defendernos ante los conflictos. Por eso, y porque sabemos que las obras tienen muchas aristas, la documentación puede ser también tu mejor soporte para mantener la transparencia y la rendición de cuentas. Además, registrar tus propios procesos te puede ayudar a evitar la repetición de errores y a mejorar la calidad de tu trabajo a futuro.

1. Registro de cambios: En obra, los cambios están a la orden del día. Por eso, es crucial que mantengas un registro detallado de ellos. En él, debes detallar quién solicitó el cambio, por qué lo hizo, cómo afectó al presupuesto y cronograma y cómo se implementó ese cambio. Te servirá mucho a futuro, para saber el porqué de algunas decisiones tomadas en obra y así explicar cualquier variación importante.

2. Cuaderno contable y de insumos: Como ya sabes, el manejo preciso de los costos en tu obra es esencial. Por eso, en ellos debes registrar todos los gastos efectuados. Un registro completo debe incluir los costos de materiales, mano de obra, equipo, gastos generales, tributos, entre otros asociados.

3. Archivo documentario: Junto con tu cuaderno contable, debes conservar todos los documentos recopilados durante la obra, como facturas, garantías, fichas técnicas, manuales de fabricante, certificados de calidad y otros. Estos son, tanto para ti como para tu cliente, una fuente de información histórica y un soporte para futuros mantenimientos y reparaciones.

4. Registro gráfico y fotográfico: Una imagen vale más que mil palabras, ¿cierto?, por eso no puede faltarte un registro visual de tu obra, dibuja planos detallados y graba o toma fotografías de tu proyecto en sus distintas fases, sobre todo a las áreas replanteadas y los sectores que quedarán ocultos y de difícil acceso. Este es uno de los registros más valiosos a futuro y estamos seguros de que tu cliente te lo agradecerá.

5. Constancias: Son documentos que certifican que en los trabajos realizados se han cumplido los requisitos normativos, de proyecto y contractuales, en ellos debes poner en evidencia que, a la entrega, tu obra cumplía con los requerimientos esperados. Estos documentos le aportan seriedad a tu trabajo y te liberan de responsabilidad ante posibles problemas que se presenten a futuro si otra persona trabaja en la misma edificación.

Documentos de control

Otro aspecto sumamente relevante de los informes o documentos de construcción es el control. En muchas ocasiones, al tratarse de un trabajo de campo, tendemos a olvidar que también es necesario sentarnos detrás del escritorio para redactar y revisar documentos si deseamos asegurarnos de tener una obra organizada y bien ejecutada. Por tanto, recuerda, maestro, que no todo puede llevarse a cabo únicamente en el campo, incluso en una obra. Es por ello que te presentamos los documentos de control más útiles, para que tu obra nunca se te escape de las manos.

1. Kardex e inventario de almacén: El kardex es una herramienta de control en el uso de los materiales y el equipo en obra. Te ayudará a conocer la cantidad de materiales y equipos disponibles y/o utilizados, para así asegurarte de que siempre haya los suficientes para mantener la obra en curso y sin interrupciones, y para constatar que se estén empleando las cantidades correctas según los avances.

2. Control de cuadrillas: Sabemos que tus cuadrillas son clave para el avance de una obra, por eso, detallar las actividades y el desempeño de tus trabajadores, te ayudará a evaluar su productividad y hacer ajustes para mejorar su rendimiento. En estos documentos, debes incluir datos como en el número de trabajadores, las tareas realizadas, el tiempo dedicado a cada tarea y el trabajador a cargo.

3. Seguimiento al cronograma: Es vital monitorear el progreso de tu obra en relación con el cronograma planificado. Esto implica comparar lo que se ha programado con el trabajo realizado para detectar cualquier desviación o retraso y tomar medidas para resolverlos antes de que se conviertan en problemas mayores. Este seguimiento será extremadamente útil para la elaboración de informes por hito y para completar las diferentes fases del proyecto de manera exitosa.

4. Seguimiento al presupuesto: Al igual que con el cronograma, monitorear los costos reales en relación con lo presupuestado no puede quedar fuera. En este caso, debes comparar los gastos efectuados con los calculados para detectar cualquier variación y hacer ajustes cuando sea necesario; de esta manera, garantizamos que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto aprobado.

5. Fichas de inspección técnica: Estos documentos suelen ser entregados por los especialistas y tienen como objetivo evaluar la calidad y conformidad de los materiales y la mano de obra. Su propósito es garantizar que los trabajos se hayan realizado de acuerdo con los estándares de calidad y seguridad requeridos. Estos informes incluyen información relevante como la fecha de inspección, los elementos evaluados y los resultados obtenidos. En caso de detectarse problemas, también se registran las medidas correctivas adoptadas.

Esperamos, maestro, que este recuento de los documentos más importantes en construcción te sea de ayuda y puedas implementar alguno de ellos en tu negocio de construcción.

Te dejamos unas plantillas para que no esperes ni un minuto y te pongas manos a la obra en registrar todo lo que tus obras tienen para contar sobre tu trabajo. Adelante, ¿qué esperas?

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